a. -  Vorbedingungen klären:
Zeit und räumliche Nähe.

Ich war beruflich eingespannt und weit weg. Wie hätte sich diese Situation verbessern lassen?

b. - Erwerb technischer Kenntnisse:
Wir (beide Partner) hatten zwar Vorkenntnisse, aber diese waren unzureichend:
zu wenig Ahnung von der technischen Seite.
Wir hätten das "Bau-Latein" büffeln müssen: Vor allem  hätten wir den Vertrag nicht ohne Verständnis aller dortigen Definitionen unterschreiben dürfen.

c. -  Erfahrung mit Ämtern:
Wir hatten nur ganz geringe Kontakte mit dem Denkmalamt, gar keine Erfahrung mit baupolizeilichen Auflagen (Feuerschutz.)

d. -  Gründliches Studium der Finanzierungsmöglichkeiten.
Wir hatten zu wenig Ahnung von der Finanzierung.
Wir wussten nichts über eventuelle Fördergelder. (Information über günstige Kredite bei der KfW erhielten wir von einem befreundeten Mitarbeiter)

e. - Rentabilität klären:
Wir haben die Frage Rentabilität nicht ausreichend bedacht:

Bei jeder einzelnen geplanten Maßnahme hätte man fragen müssen, steht der Aufwand wirklich im Verhältnis zur Wertsteigerung;
das wird konkret, wenn man die Frage der Vermietbarkeit stellt. ( z.B.: Ich investiere. 10 000 € zusätzlich; gäbe es  einen Mieter, der das  honoriert?.) Sicher darf man auch "nur" aus ästhetischen, ökologischen und innovativen Gesichtspunkten bauen. Aber bitte mit größter Vorsicht.

Wir haben uns mit der Idee beruhigt, dass eine umfassende Lösung manches vereinfachen könnte. - Wir hätten uns klar werden müssen, dass "große Lösungen" nicht nur teuerer sind, sondern auch schwieriger sein können;

f. - Die Honorarordnung studieren:
Wir wussten zu wenig von der Honorar-Ordnung (HOAI). 

Man muss einen gültigen Text besitzen; man muss diese Honorarordnung sinngemäß auswendig lernen.
Auf diesem Text müsste mit schwarzen Lettern aufgedruckt sein:

"Nicht lesen" kann sehr gefährlich sein!"

Die Bedeutung der HOAI liegt offenbar darin, dass sie Architekten-Leistungen definiert und einen Honorar-Rahmen vorgibt. Wir gehen mal davon aus, dass der Honorarrahmen, den die HOAI vorgibt, verpflichtend ist. Kommentare zur HOAI stammen nie von Bauherrn. Die vorhandenen Kommentare loben die HOAI überschwänglich. Schon allein dieser Überschwang ohne eine einzige Gegenmeinung sollte zur Vorsicht herausfordern. Wir hatten eine ganz falsche Vorstellung. Ich schreibe meinen Bericht um Bauherrn zu warnen, sollten diese einem ähnlichen Missverständnis aufliegen:

HOAI ist nicht gleich Einheitsvertrag ( = Mustervertrag = standardisierter Vertrag)! 
HOAI ist das Wörterbuch für den Vertrag und sie legt einen Rahmen fest für die Vereinbarung des Honorars.  

Was  der Architekt dem Bauherrn vorlegt mit der Bitte "Hier unterschreiben!" ist nicht die HOAI. Es verwendet die Regel-Sprache der HOAI, aber möglicherweise in einer recht einseitigen Sicht. Z.B. einen Vertrag über sämtliche 9 Leistungsphasen.
Dass dies gefährlich sein kann, will mein Internet-Betrag klarmachen.  

g. - Wo brauchen wir den Architekten, wo brauchen wir ihn nicht.
Das hätten wir klar vertraglich regeln müssen.
Wir wussten lediglich:

Es ist manchmal teuer, für (einfachere) Arbeiten das aufwendige Verfahren mit Leistungsverzeichnissen/ Ausschreibung/ Vergabe  durchzuführen.
Wir brauchten zum Fliesenlegen keinen Fliesenplan. Wir hätten wissen müssen, dass der Architekt sich da herausgedrängt fühlen würde.
Dass er sich auf den – aus seiner Sicht verständlichen – Standpunkt stellen würde, alles sei Gegenstand seines Vertrages.  Dass er auch bei diesen Arbeiten volles Honorar beanspruchen würde und um dies zu unterstreichen eine Menge Leistungsverzeichnisse nachreichen würde, selbst wenn die Arbeiten schon erledigt wären.

Er war formal im Recht.

h. - Moral am Bau:
Wir haben eine alte Volksweisheit nicht beherzigt: Auf dem Bau wird nicht immer die Wahrheit gesagt!

Kommen wir anhand dieser  Charakterisierung von Architekt und Bauherr zurück zu der Frage:

Wie hätte man sich beim ersten Gespräch ein Bild vom Architekten machen können: